Guide à engagement
POURQUOI LA CONSULTATION EST IMPORTANTE:
S'engager de manière constructive est essentiel à chaque étape de votre entreprise, ce qui signifie qu'elle doit être bien faite par tous ceux qui travaillent pour vous ou avec vous. Il doit être une responsabilité partagée et doit faire partie intégrante du travail de chacun. La façon dont vos employés et vos entrepreneurs abordent l'engagement est importante parce que c'est la seule occasion pour votre entreprise d'écouter, d'apprendre et de partager des idées, des préoccupations et des solutions avec les gens «hors de la barrière». En fin de compte, tous vos employés et entrepreneurs sont des ambassadeurs de l'entreprise indépendamment de leur position ou de leur autorisation en tant que porte-parole et la société sera jugée sur leur comportement. Plus important encore, l'engagement donne le ton à votre relation avec les communautés locales. Si l'engagement est bien fait, l'entreprise sera en mesure de rester au fait des problèmes et de répondre plus efficacement selon les circonstances. Ce guide vous aidera à utiliser vos ressources disponibles - les personnes, le temps et l'argent - plus efficacement en faisant ce qui doit être fait lorsque cela doit être fait de la meilleure façon possible.
QUE FAIRE:
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COMMENT FAIRE:
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Partage d'informations
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- Utilisez un langage que les gens comprennent: Une bonne règle est que si vous ne pouvez pas expliquer vos politiques, vos processus et vos pratiques à votre femme ou à votre fils ou votre fille, c’est qu’ils sont trop compliqués;
- Utilisez votre personnel local (voir "quoi d'autre" pour quelques idées);
- Soyez toujours prêt à tirer le meilleur parti des opportunités si et quand elles se présentent;
- Évitez le piège de parler seulement avec un éventail restreint de personnes - écoutez largement, triangulez ce que vous entendez et prenez des décisions bien informées;
- Mises à jour du projet auprès des parties prenantes locales immédiatement après toute divulgation sur le marché ou aux régulateurs (voir «quoi d'autre») pour quelques idées.
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| Essayer d’etre cohérent |
- Assurer un bon partage interne de l'information et une bonne coordination entre les employés, les consultants et les entrepreneurs;
- Fournir des directives claires au personnel et aux entrepreneurs - ce qui peut et ne peut pas être dit, et ce qui peut et ne peut pas être promis - et expliquer vos processus à la communauté;
- Développer une fiche d'information. Les sujets pourraient inclure une description de l'entreprise et de ses activités dans le pays, les utilisations du produit que vous espérez faire, un aperçu de votre culture d'entreprise - vision et valeurs et comment vous travaillez, les points clés de vos activités d'engagement avec les populations locales avec lesquelles vous avez parlé, les questions soulevées et vos réponses, une explication des activités récentes (forage, échantillonnage, études de base) et comment les gens peuvent contacter l'équipe du projet. Vous pouvez décider à quelle fréquence vous mettez à jour l'information - les pratiques mensuelles ou trimestrielles sont courantes, mais il est important que l'information soit tenue à jour.
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| Soyez réactif aux demandes de renseignements et aux questions de la communauté |
- Fournir des points de contact faciles à utiliser- les boîtes de dépôt en ville ou au bureau, un numéro de téléphone d'appel gratuit, l'adresse e-mail de contact prennent très peu d'effort;
- Designer quelqu'un pour coordonner les réponses;
- Garder la trace des promesses et des engagements et fournir des commentaires.
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QUE POUVEZ-VOUS FAIRE D'AUTRE:
Un bon engagement à 3 niveau:
Préparation: La préparation est également utile que ce soit pour une discussion informelle, une réunion unique, une négociation sérieuse, une campagne ou pour développer une stratégie plus large. Il peut être aussi simple que 3 personnes autour d'un tableau blanc ou sur une conférence téléphonique pendant 10 minutes et aussi complexe qu'une retraite d'une journée pour un grand groupe avec un facilitateur externe. Tout dépend de la complexité du problème, du niveau de risque ou de la taille de l'opportunité. Être préparé signifie savoir POURQUOI; QUELLE; COMMENT; QUI; Où et QUAND. La conduite de l'entreprise et de vos employés est tout aussi importante que les problèmes. Maintenir l'accent sur les intérêts; se comporter de manière respectueuse; traiter avec des gens qui sont en colère et contrariés, en gérant les conflits; gérer les attentes et avoir les bonnes personnes dans la salle influencent le résultat. Un suivi efficace et opportun permet à l'entreprise d'être perçue comme fiable et intéressée par la relation. C'est la dernière impression que la compagnie va laisser.
Utilisez votre personnel local: La communauté ne commence pas en dehors de la porte. Vous vous engagez tous les jours avec votre personnel local. Vous avez un groupe de parties prenantes captif, facilement accessible et influent. De nombreux membres de la communauté fondent leur perception de l'entreprise sur les histoires d'amis ou de membres de la famille qui travaillent avec l'entreprise afin de tirer le meilleur parti de l'opportunité. Utilisez les fiches d'information décrites ci-dessus pour vous assurer que votre personnel connaît le quoi, le pourquoi et le comment du projet. Réfléchissez à la façon d'utiliser votre personnel pour tester vos messages et votre prestation avant de sortir dans la communauté. Apprenez de leurs idées. Utilisez les discussions quotidiennes de la boîte à outils pour discuter des problèmes et tuer les rumeurs. Discuter pendant le déjeuner. Apprenez à comprendre leurs liens - le vôtre ne serait pas le premier endroit où le gars le plus jeune sur le site est un leader d'opinion respecté dans la communauté. Et n'oubliez pas d'inclure le personnel de votre entrepreneur - foreurs, traiteurs, chauffeurs - vous serez surpris du nombre d'intervenants internes que vous avez et de la profondeur et de l'étendue de leurs intérêts et de leurs connaissances
Comités communautaires: Les comités consultatif et de développement de la communauté peuvent fournir un lieu sûr et facilement accessible aux membres de la communauté pour soulever et résoudre les problèmes. Le succès de ces comités dépend fortement de la façon dont ils sont structurés et de la définition et de la compréhension de leur mandat. Définir les rôles et responsabilités de façon précoce, en faisant appel à un tiers / facilitateur indépendant; s'assurer que le processus de sélection des représentants est approuvé et appliqué par la ou les communautés; le partage actif de l'information et la communication entre les membres et leurs électeurs jouent tous un rôle important dans la réussite des comités. La tenue de réunions de comités dans les communautés facilite non seulement la participation des gens, mais démontre également que l'entreprise est prête à participer activement à la vie communautaire. Le recours à une ONG locale qualifiée pour renforcer les capacités de gouvernance locale et la mobilisation communautaire peut être utile lors de la mise en place de ces structures.
Utiliser les bons outils: La nature même d'un bon engagement implique de faire appel à un public diversifié et de communiquer avec lui, de sorte qu'il ne peut y avoir de solution unique. Des livres d'images, des feuillets d'information dans la langue locale, des séances de narration, du théâtre de rue traditionnel, des radios communautaires et des réunions de comités communautaires enregistrés sur vidéo sont autant de techniques qui ont été utilisées avec succès à différents moments.
